Wydruki Word i PDF

Moduł wydruków pozwala przygotowywać dokumenty w plikach Word (.docx), a następnie generować z nich pliki PDF bezpośrednio z dokumentów sprzedaży, magazynu i wysyłek.

Mechanizm działa podobnie do szablonów Word znanych z systemów ERP: administrator przygotowuje układ dokumentu w Wordzie, umieszcza w nim pola w formacie {{nazwa_pola}}, a system podczas drukowania podstawia dane z dokumentu.

Domyślne szablony

Przy rejestracji nowej firmy system automatycznie instaluje zestaw domyślnych szablonów. Dzięki temu użytkownik może drukować dokumenty od razu po rozpoczęciu pracy.

Domyślnie dostępne są między innymi:

• oferta sprzedaży,
• potwierdzenie zamówienia,
• faktura sprzedaży,
• faktura zaksięgowana,
• paragon,
• paragon zaksięgowany,
• faktura korygująca,
• faktura korygująca zaksięgowana,
• wydanie zewnętrzne,
• potwierdzenie wysyłki.

Szablony systemowe są przechowywane w aplikacji i mogą być aktualizowane w kolejnych wersjach systemu.

Szablony systemowe i własne

Dla każdego typu dokumentu można zdecydować, czy system ma korzystać z:

• szablonu systemowego - dostarczanego przez aplikację,
• szablonu własnego - wgranego i utrzymywanego przez użytkownika.

To rozdzielenie chroni zmiany klienta. Aktualizacja aplikacji może zmienić szablon systemowy, ale nie nadpisuje szablonów własnych użytkownika.

Jeżeli klient chce mieć pełną kontrolę nad wyglądem dokumentu, powinien przełączyć dany typ dokumentu na szablon własny i wgrać swój plik .docx.

Przygotowanie pliku DOCX

Szablon należy przygotować w Microsoft Word, LibreOffice Writer albo innym edytorze obsługującym format .docx.

W treści dokumentu można umieszczać pola w formacie:

{{document.no}}
{{customer.name}}
{{totals.gross_amount}}

Podczas drukowania system wyszukuje takie pola i zastępuje je wartościami z dokumentu.

W praktyce najlepiej zacząć od pobrania domyślnego szablonu, zmienić jego układ, logo, stopkę, opisy i dopiero taki plik wgrać jako własny szablon.

Generowanie PDF

Po kliknięciu przycisku drukowania system:

1. wybiera szablon odpowiedni dla typu dokumentu,
2. podstawia dane do pól {{...}},
3. generuje plik .docx roboczo,
4. konwertuje dokument do PDF,
5. zwraca gotowy plik użytkownikowi.

Użytkownik końcowy nie musi ręcznie otwierać Worda. Wynikiem drukowania jest PDF.

Obsługiwane typy dokumentów

Szablony są rozdzielone według typu dokumentu. Oznacza to, że faktura robocza i faktura zaksięgowana mogą mieć osobne układy.

Przykładowe typy:

Typ dokumentu	Zastosowanie
quote	Oferta sprzedaży
order	Potwierdzenie zamówienia
invoice	Faktura sprzedaży
posted_invoice	Faktura zaksięgowana
receipt	Paragon
posted_receipt	Paragon zaksięgowany
credit_memo	Faktura korygująca
posted_credit_memo	Faktura korygująca zaksięgowana
warehouse_document	Dokument magazynowy, np. WZ
shipment	Potwierdzenie wysyłki

Dobre praktyki

• Nie edytuj szablonu systemowego, jeśli dokument ma mieć wygląd specyficzny dla klienta.
• Dla zmian klienta używaj szablonu własnego.
• Przed wgraniem pliku sprawdź, czy wszystkie pola mają format {{nazwa_pola}}.
• Nie usuwaj pól, które są potrzebne do rozliczeń, np. numeru dokumentu, daty, danych sprzedawcy i nabywcy.
• Po zmianie szablonu wykonaj próbny wydruk na dokumencie testowym.

Aktualizacje systemu

Aktualizacje aplikacji mogą dostarczyć nowsze wersje szablonów systemowych. Jeżeli dany typ dokumentu korzysta z trybu systemowego, będzie używał aktualnego szablonu dostarczonego przez aplikację.

Jeżeli dany typ dokumentu korzysta z szablonu własnego, aktualizacja aplikacji nie nadpisze pliku klienta.